Czy nadal wymagasz od swoich klientów paragonu lub faktury przy zwrotach i reklamacjach? Czas to zmienić! W dzisiejszych czasach większość firm e-commerce już zrezygnowała z tego wymogu, upraszczając procesy i zwiększając satysfakcję klientów. Okazuje się, że przepisy prawa pozwalają na obsługę zwrotów bez konieczności przedstawiania dowodu zakupu. Dowiedz się, jak wprowadzić takie rozwiązanie w swoim sklepie internetowym i usprawnić działanie firmy.

Zwrot towaru bez paragonu – co mówi ustawa?

Wielu sprzedawców obawia się, że brak paragonu uniemożliwia dokonanie zwrotu towaru. Jednak Ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta jasno precyzuje, że klient nie musi przedstawiać paragonu jako dowodu zakupu. W art. 27 tej ustawy czytamy:

“Konsument, który zawarł umowę na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa, może w terminie 14 dni odstąpić od niej bez podawania przyczyny…”

Co to oznacza dla Ciebie? Klient ma prawo do zwrotu towaru w ciągu 14 dni od momentu jego otrzymania, a obowiązkiem sprzedawcy jest ten zwrot przyjąć. Paragon nie jest jedynym sposobem potwierdzenia zakupu. Klient może udowodnić zakup na różne sposoby:

• Potwierdzenie e-mail – wiadomość z potwierdzeniem zamówienia.
• Wyciąg z konta bankowego – dowód płatności na Twoje konto.
• Historia zamówień w koncie klienta – jeśli klient posiada konto w Twoim sklepie.

Reklamacje bez dowodu zakupu – jak je obsłużyć zgodnie z przepisami?

Podobnie jest w przypadku reklamacji. Kodeks cywilny, w art. 556(1), mówi:

“Sprzedawca jest odpowiedzialny względem kupującego, jeżeli rzecz sprzedana ma wadę fizyczną lub prawną.”

Prawo nie wymaga od klienta przedstawienia paragonu. Ważne jest, aby klient udowodnił, że towar został zakupiony właśnie u Ciebie. Dzięki temu możesz sprawnie obsłużyć reklamację, nie komplikując procesu zbędnymi formalnościami.

Uproszczenie procesów – korzyści dla Ciebie i klientów

Eliminując wymóg dostarczania paragonu, nie tylko ułatwiasz życie klientom, ale także usprawniasz wewnętrzne procesy w firmie. Wyobraź sobie, że zwroty i reklamacje są obsługiwane szybciej, a klienci chętniej wracają na kolejne zakupy. W dobie rosnącej konkurencji w e-commerce to znacząca przewaga.

Księgowość a zwroty bez paragonu – praktyczne rozwiązania

Być może obawiasz się, jak poradzi sobie z tym Twoja księgowość. Oto, jak możesz to zorganizować:

1. Identyfikacja transakcji – na podstawie danych dostarczonych przez klienta (np. adres e-mail, numer zamówienia) odnajdujesz transakcję w systemie.
2. Wystawienie dokumentu korygującego – wystawiasz fakturę korygującą lub inny dokument księgowy odzwierciedlający zwrot towaru.
3. Ewidencja zwrotów – zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących, prowadzisz ewidencję zwrotów i reklamacji. Wpisujesz w niej:
   • Datę zwrotu.
   • Nazwę towaru.
   • Kwotę brutto i VAT.
   • Przyczynę zwrotu.
   • Dane klienta (jeśli są dostępne).
4. Korekta przychodów – dokonujesz odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych, korygując przychody i podatek VAT.

Co jeśli księgowość ma wątpliwości?

Jeżeli Twoja księgowość stawia opór przed obsługą zwrotów bez paragonu, warto skonsultować się z innym biurem rachunkowym. Nowoczesne firmy księgowe są na bieżąco z przepisami i rozumieją specyfikę e-commerce. Pamiętaj, że Twoje biuro rachunkowe powinno wspierać rozwój Twojego biznesu, a nie go hamować.

Wprowadzenie standardu zwrotów bez paragonu w Twoim sklepie

Jeśli chcesz, aby zwroty bez paragonu stały się standardem w Twoim sklepie, musisz zadbać o odpowiednie narzędzia i procedury. Oto kilka kroków, które możesz podjąć:

• Aktualizacja regulaminu sklepu – poinformuj klientów o możliwości zwrotu bez konieczności przedstawiania paragonu.
• Szkolenie zespołu – upewnij się, że Twoi pracownicy wiedzą, jak obsługiwać takie zwroty.
• Wdrożenie odpowiednich narzędzi – systemy automatyzujące proces zwrotu znacznie ułatwią zadanie.

RetJet – automatyzacja zwrotów i reklamacji bez paragonu

Tutaj z pomocą przychodzi RetJet – platforma do automatyzacji zwrotów w sklepach internetowych. Dzięki niej możesz:

• Ułatwić klientom proces zwrotu – intuicyjny system pozwala na zgłoszenie zwrotu bez zbędnych formalności.
• Automatycznie identyfikować transakcje – integracja z Twoim sklepem pozwala na szybkie odnalezienie zamówienia na podstawie danych klienta.
• Prowadzić ewidencję zwrotów – wszystkie zwroty są automatycznie zapisywane w systemie, co ułatwia kontrolę i raportowanie.

Przykład z życia wzięty

Ania zakupiła sukienkę w Twoim sklepie, ale okazało się, że rozmiar nie pasuje. Chce dokonać zwrotu, ale nie może znaleźć paragonu. Dzięki RetJet Ania wchodzi na aktywny formularz zwrotu, a następnie wpisuje numer zamówienia oraz swój adres e-mail. System automatycznie odnajduje jej zamówienie. Ania wybiera produkt do zwrotu, a Ty otrzymujesz powiadomienie wraz z wszystkimi niezbędnymi informacjami. Cały proces przebiega sprawnie i bez stresu dla obu stron.

Korzyści z wprowadzenia zwrotów bez paragonu

• Zwiększenie zadowolenia klientów – prosty i szybki proces zwrotu to większa szansa, że klient wróci na kolejne zakupy.
• Oszczędność czasu i zasobów – automatyzacja procesów pozwala skupić się na rozwijaniu biznesu.
• Przewaga konkurencyjna – oferując nowoczesne rozwiązania, wyróżniasz się na tle innych sklepów.
• Zgodność z prawem – działasz w pełni legalnie, eliminując ryzyko związane z nieprawidłową obsługą zwrotów.

Podsumowanie

Eliminacja wymogu przedstawiania paragonu przy zwrotach i reklamacjach to krok w kierunku nowoczesnego i przyjaznego klientowi e-commerce. Dzięki temu uprościsz procesy w swojej firmie, zwiększysz satysfakcję klientów i zyskasz przewagę na rynku. Wykorzystując narzędzia takie jak RetJet, możesz zautomatyzować procesy i skupić się na tym, co najważniejsze – rozwoju swojego sklepu i budowaniu relacji z klientami. Nie czekaj, zacznij upraszczać już dziś!